Manajemen Tata Laksana Sekolah

Oleh : Edi Nawawi

Manajemen tata laksana sekolah adalah salah satu jenis atau bagian dari manajemen pendidikan. Manajemen tata laksana atau sering disebut sebagai manajemen tata usaha ini mempunyai peran penting dalam membantu operasional sekolah.

A.    Pengertian

Tata laksana atau sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Tata usaha terdiri dari 2 kata yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing mempunyai pengertian sebagai berikut. Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati. Usaha adalah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga dan pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi berdasarkan arti kata, tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.[1]

Menurut William leffingwe dan Edwim Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie, bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.[2]

Menurut The Liang Gie pekerjaan tata usaha meliputi beberapa rangkaian aktifitas yaitu:

1.    Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bila diperlukan.

2.  Mencatat, yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, atau disimpan.

3.      Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.

4.    Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5.     Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak yang lain.

6.      Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.[3]

Sub bagian tata laksana mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan rencana strategis dan rencana kerja lembaga, penyusunan prosedur dan metode kerja, pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan aparat pengawasan dan pelaporan akuntabilitas lembaga, serta penetapan surat keterangan mengikuti pendidikan dan pelatihan.[4]

B.     Jenis-jenis Kegiatan dalam Urusan Ketatausahaan

Pekerjaan ketatausahaan tidak hanya bertugas sebagai administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:

1.      Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen kurikulum

Dalam hal ini tata usaha membantu dalam hal pengerjaan penulisan ke papan tulis atau papan agenda yang sebelumnya disusun oleh bagian manajemen kurikulum.

2.      Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen siswa, antara lain:

a.       Mendaftar calon siswa.

b.      Mengisi buku induk.

c.       Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.

d.      Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.

e.       Mengatur ruang kelas.

f.       Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa.

3.      Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen personil, antara lain:

a.       Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri serta mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimnya.

b.      Menyiapkan, menyimpan, dan mengisi kartu pegawai.

c.       Menyiapkan blangko-blangko pegawai.

d.      Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.

4.      Kegiatan mengenai penataan inventaris sekolah

a.       Mencatat masuknya barang-barang dan mengklasifikasikannya.

b.      Mencatat keluarnya barang-barang.

5.      Kegiatan mengenai surat-menyurat

Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat, dan pengurusan surat-surat keluar.

6.      Kegiatan yang menyangkut penataan keuangan

7.      Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Bantuan tata usaha dalam hal sarana yaitu mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi, dan mendaftar kebutuhan. Bahkan kadang juga bertugas dalam penataan sekolah.

C.     Surat dan Kepengurusannya

Beberapa jenis surat yang sering beredar yaitu surat dinas, memo, surat pengantar, surat edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan surat pengumuman.

Proses penanganan surat menurut LAN RI melalui tahapan- tahapan sebagai berikut:

a.    Penyortiran surat, berdasarkan surat penting, dinas pemerintahan, dinas perusahaan, dan dinas perorangan.

b.      Pembukaan sampul dan pengeluaran surat dari dalam sampul.

c.       Meneliti surat.

d.      Pembacaan surat dan pemberian kartu disposisi.

e.       Penyampaian surat.

f.       Pencatatan surat.

g.      Penyimpanan surat, baik arsip aktif maupun non aktif.[5]

D.    Ketatausahaan yang lain

Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat, ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah antara lain:

1.      Daftar Hadir Pegawai

Merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administratif.

2.      Buku Piket

Buku piket ini diisi oleh guru piket yang bertujuan untuk mencatat kejadian-kejadian yang muncul tiap hari sehingga dapat diketahui oleh semua guru yang berada di sekolah tersebut, termasuk kepala sekolah.

3.      Buku Notulen Rapat Sekolah

Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal-hal yang diberikan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat.

Ditulis kembali oleh:

Ahmad Ridlowi, S.Pd.I

---

[1] www.pendidikannetwork.com. Artikel, Rusman Hakim

[2] Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media, 2008) hal. 341

[3] Ibid, hal. 342

[4] B. Suryosubroto, Tatalaksana Kurikulum ( ... :Rineka Cipta, 2005) hal. ...

[5] Hartati Sukirman, dkk. Administrasi dan Supervisi Pendidikan (Yogyakarta: UNY, ...) hal. 34

Anda mungkin juga ingin membaca :

- Humas Dalam Lembaga Pendidikan
- Humas sebagai Fungsi Manajemen
- Manajemen Berbasis Sekolah (MBS)
- Manajemen Organisasi Sekolah
- Manajemen Mutu Terpadu dalam Pendidikan
- Manajemen Peserta Didik
- Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan
- Manajemen Sarana Pendidikan
- Manajemen Tata Laksana Sekolah
- Pengertian Manajemen Pendidikan