Ahmad Ridlowi: Manajemen Pendidikan

Showing posts with label Manajemen Pendidikan. Show all posts

01 November, 2014

Manajemen Mutu Terpadu dalam Pendidikan

Oleh : Saijan

PENDAHULUAN

Salah satu permasalahan yang besar diantara berbagai masalah dan kendala yang dihadapi bangsa Indonesia adalah SDM yang tidak berkualitas (Tilaar, 1998). Pendidikan dapat dipastikan memegang peranan kunci di dalam menyiapkan SDM yang berkualitas. Dalam rangka menyiapkan SDM yang berkualitas tersebut tentu dibutuhkan adanya sebuah manajemen yang juga berkualitas.

Manajemen yang baik akan sangat mendukung tercapainya tujuan yang diharapkan. Dalam dunia pendidikan, tujuan utama yang ingin dicapai adalah mutu pendidikan. Mutu pendidikan harus dibuktikan dengan “nilai jual” para lulusan dan juga dalam semua kompetisi.

Mutu adalah sesuatu yang dinamis, selalu berubah dan berkembang, seiring dengan tuntutan jaman. Oleh karena itu maka para pelaku pendidikan harus terus-menerus mengembangkan diri, tidak boleh berpuas diri. Keberhasilan, perasaan bangga dan kesombongan kadang membuat kita terlena, sementara orang lain selalu berbenah dan berubah. Tiba-tiba kita terkejut ketika ada kenyataan perbandingan performa antar lembaga membuktikan bahwa kita jauh tertinggal dari lembaga lain yang dulu dianggap inferior. Karena terlambat maka susah bagi kita untuk mengejar ketinggalan dan melakukan repositioning. Tidak boleh tidak, maka mau tidak mau kita harus melakukan perubahan.

MANAJEMEN MUTU

“Change is the way of live” demikian Colling mengutip metafora John F. Kennedy. Perubahan adalah sesuatu yang harus dilakukan. Perubahan tersebut seharusnya dapat menjamin kepuasan dan kualitas seperti yang diharapkan para pengguna (stakeholders). Perubahan itu menurut Arcaro (1995;38) membutuhkan 5 pilar sebagai berikut:

1. Customer focus, kepuasan pengguna adalah kunci sukses.

2. Total involvement, semua unsur peduli terhadap mutu.

3. Measurement, mutu hendaknya dapat diamati dan terukur.

4. Commitment, mutu harus diupayakan dengan kesungguhan.

5. Continuous improvement, penyempurnaan terus menerus.

Sementara itu dalam rangka melakukan perubahan dapat dilakukan upaya-upaya peningkatan mutu melalui “quality trilogi” (Juran, 1994). Dalam pelaksanaan model trilogi kualitas ini hendaknya memperhatikan:

a. Quality Planning

1. Mempertemukan “customers” eksternal maupun internal

2. Menetapkan “needs” dari “customers”

3. Menetapkan “quality goals and objectives”

b. Quality Control

1. Menetapkan prosedur pelaksanaan, pemantauan, dan penilaian

2. Memberdayakan semua unsur/komponen

3. Menerapkan alat pengukuran/penilaian

c. Quality Improvement

1. Menetapkan “needs for improvement”

2. “Organize” kegiatan peningkatan kualitas

3. Upaya perbaikan sesuai dengan kemampuan dan kondisi

Dalam proses pencapaian peningkatan mutu, diperlukan sebuah target antara “bench marking” dan juga sebuah “relative performance” dimana kita selalu mengevaluasi setiap tahap proses peningkatan mutu, sehingga tidak terjadi sebuah kesalahan fatal dari akhir sebuah proses yang tidak mungkin lagi diperbaiki.

HARAPAN DAN TANTANGAN

Implementasi peningkatan mutu dalam pendidikan merupakan sebuah proses, bukan sesuatu yang dengan sendirinya dapat terjadi, namun membutuhkan sebuah perencanaan, pengorganisasian, pelaksanaan, pengukuran, penilaian serta upaya tindak lanjut. Proses ini merupakan kegiatan yang berkelanjutan atau “never ending activities”.

Kegiatan-kegiatan tersebut saling berkaitan erat dan saling mempengaruhi satu sama lain. Masing-masing kegiatan membutuhkan pemikiran yang cermat dan kerjasama yang sinergis semua unsur/komponen sekolah sebagai sebuah sistem.

Sistem pendidikan di sekolah merupakan suatu kesatuan yang utuh dari seluruh komponen pendidikan yang menjamin tercapainya tujuan pendidikan. Adapun tantangan di lapangan yang perlu diperhatikan adalah apa yang sering disebut dengan “input – process – output”.

“Management” merupakan kunci penentu keberhasilan suatu lembaga. Komponen-komponen pendidikan seperti program pendidikan, SDM, sarana, dan biaya sangat ditentukan oleh “the quality of management”.

Dalam praksis pendidikan sekarang ini, dimana biaya pendidikan sangat mahal, tenaga kependidikan tidak memadai, sarana terbatas, program yang tidak berkembang, dan adanya persaingan yang cukup kompetitif merupakan tantangan tersendiri bagi para kepala sekolah/pimpinan/rektor sebagai manajer untuk melakukan peningkatan mutu semua unsur sekaligus pemberdayaannya, yang juga harus disadari oleh semua komponen.

PENUTUP

Proses perubahan dan kegiatan peningkatan mutu tidak selalu dapat berjalan sesuai dengan yang kita harapkan, dan belum tentu mendapat dukungan. Namun dengan adanya perubahan paradigma pendidikan dimana otonomi diberikan secara luas pada masing-masing pengelola pendidikan, memberikan harapan tersendiri bagi kita untuk dapat mengelola pendidikan secara optimal, sesuai dengan tujuan yang ingin dicapai. Semoga.

Sumber Referensi

Ø Rumtini dan Jiyono, Manajemen Berdasarkan Sekolah: Konsep dan kemungkinan pelaksanaannya. Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan No. 017 (Jakarta: Balitbang Diknas, 1999)

Ø Reynolds, Larry, Beyond Total Quality Management (Sheldon Press, 1993)

Ø Tangyong, Agus F., Pendidikan Nasional dalam Konteks Perubahan (Jakarta: Balitbang Diknas, 2001)

Ø Tilaar, H.A.R., Beberapa Agenda Reformasi Pendidikan dalam Perspektif Abad 21 (Magelang: Tera Indonesia, 1998)

Anda mungkin juga ingin membaca :

- Humas Dalam Lembaga Pendidikan
- Humas sebagai Fungsi Manajemen
- Manajemen Berbasis Sekolah (MBS)
- Manajemen Organisasi Sekolah
- Manajemen Mutu Terpadu dalam Pendidikan
- Manajemen Peserta Didik
- Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan
- Manajemen Sarana Pendidikan
- Manajemen Tata Laksana Sekolah
- Pengertian Manajemen Pendidikan

19 July, 2014

Humas Dalam Lembaga Pendidikan

Oleh: M. Riza

Humas dalam lembaga pendidikan meliputi persoalan hubungan masyarakat luas yang pesannya adalah masalah-masalah pendidikan.[1] Dengan demikian di dalam aktivitas humas terkandung aktivitas komunikasi antara pihak lembaga pendidikan dan masyarakat. Kegiatan humas selalu dijalankan dengan komunikasi. Yang dimaksud dengan komunikasi adalah proses penyampaian berita dari suatu sumber berita kepada orang lain.[2]

Lembaga pendidikan sebagai sebuah organisasi memiliki dua jenis komunikasi jika dilihat dengan pihak mana lembaga pendidikan melakukan komunikasi, yaitu:

1. Komunikasi Internal, yaitu komunikasi yang terjadi antara pihak-pihak internal lembaga pendidikan seperti kepala sekolah, guru, tata usaha, siswa, pegawai kantin, dll.

2. Komunikasi eksternal, yaitu komunikasi yang terjadi antara lembaga pendidikan dengan publik seperti orang tua siswa, pemerintahm dan masyarakat pada umumnya.

Selanjutnya jika dilihat dari arah komunikasi yang terjadi maka dapat dibedakan menjadi:

1. Komunikasi ke atas, yaitu komunikasi ke lembaga yang lebih tinggi. Sebagai contoh komunikasi lembaga pendidikan dengan kanwil diknas. Isi komunikasi dapat berupa laporan, informasi, atau keluhan dan saran.

2. Komunikasi ke bawah, yaitu komunikasi yang diberikan lembaga yang lebih tinggi kepada yang lebih rendah. Isi komunikasi bisa berupa pemberitahuan, penyadaran, dorongan, persuasi, atau perintah kepada bawahan agar bertindak sesuai dengan isi pesan dan tujuannya.

3. Komunikasi horisontal, yaitu komunikasi yang dilakukan oleh lembaga pendidikan dengan instansi yang bersifat resmi. Seperti komunikasi dengan lembaga pendidikan lain atau instansi lain di luar dunia pendidikan seperti kantor pos, bank, toko, dll.

Bentuk Hubungan Antara Lembaga Pendidikan dan Masyarakat

Sebagaimana namanya, humas menitikberatkan pada aktivitas hubungan antara lembaga pendidikan dan pihak masyarakat. Bentuk hubungan yang bisa terjadi adalah:

1. Hubungan antara lembaga pendidikan dengan orang tua dan warga masyarakat. Dalam hal ini ada 2 bentuk hubungan yaitu hubungan yang sifatnya individual dan hubungan yang sifatnya organisatoris. Secara individual misalnya orang tua datang ke sekolah untuk berkonsultasi maupun untuk membahas permasalahan anaknya. Secara organisasi misalnya polisi sebagai lembaga yang berwenang melakukan penyuluhan narkoba di lembaga pendidikan.

2. Hubungan lembaga pendidikan dengan alumni.

3. Hubungan lembaga pendidikan dengan dunia kerja. Pelaksanaannya dengan mengundang tokoh yang berhasil untuk datang ke lembaga pendidikan agar dapat memberi inspirasi. Bisa juga dengan mengirim siswa ke dunia usaha.

4. Hubungan dengan instansi lain, misalnya bekerja sama dengan badan swasta melakukan kampanye anti narkoba atau “safety riding”.

Hal-hal yang perlu disampaikan oleh humas, antara lain:

1. Sikap resmi.

2. Informasi.

3. Wacana pemikiran.

4. Berita .

[1] Suharsimi Arikunti dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media, 2008) hal. 355

[2] Ibid., hal. 353

Manajemen Berbasis Sekolah

Oleh : Mulyadi

A. Pengertian dan Latar Belakang

Manajemen berbasis sekolah (MBS) secara konseptual dapat digambarkan sebagai suatu perubahan formal struktur penyelenggaraan, sebagai bentuk desentralisasi yang mengidentifikasi sekolah itu sendiri sebaga unit utama peningkatan serta bertumpu pada redistribusi kewenangan pembuatan keputusan sebagai sarana penting yang dengannya peningkatan dapat ditopang.

Adapun yang melatarbelakangi MBS diantaranya ialah:

1. Kebijakan penyelenggaraan pendidikan nasional yang berorientasi pada keluaran pendidikan (output), terlalu memusatkan pada masukan (input), dan kurang memperhatikan pada proses pendidikan.

2. Penyelenggaraan pendidikan dilakukan secara sentralistik. Hal ini menyebabkan tingginya ketergantungan kepada keputusan birokrasi dan seringkali kebijakan pusat terlalu umum dan kurang menyentuh atau kurang sesuai dengan situasi dan kondisi sekolah setempat. Disamping itu segala sesuatu yang terlalu diatur menyebabkan penyelenggara sekolah kehilangan kemandirian, inisiatif, dan kreatifitas. Hal tersebut menyebabkan usaha dan daya untuk mengembangkan atau meningkatkan mutu layanan dan keluaran pendidikan menjadi kurang termotivasi.

3. Peran serta masyarakat terutama orang tua siswa dalam penyelenggaraan pendidikan selama ini hanya terbatas pada dukungan dana. Padahal peran serta mereka sangat penting di dalam proses-proses pendidikan antara lain dalam hal pengambilan keputusan, pemantauan, evaluasi, dan akuntabilitas. Atas dasar pertimbangan tersebut, perlu dilakukan reorientasi penyelenggaraan pendidikan melalui Manajemen Berbasis Sekolah (School Based Management).

B. Faktor Pendorong Perlunya Desentralisasi Pendidikan

Saat ini sedang berlangsung perubahan paradigma manajemen pemerintahan. Beberapa perubahan tersebut antara lain:

1. Orientasi manajemen yang serba negara ke orientasi pasar. Aspirasi masyarakat menjadi pertimbangan pertama dalam mengolah dan menetapkan kebijaksanaan untuk mengatasi persoalan yang timbul.

2. Orientasi manajemen pemerintahan yang otoritarian ke demokrasi. Pendekatan kekuasaan bergeser ke sistem yang mengutamakan peranan rakyat, kedaulatan rakyat menjadi pertimbangan utama dalam tatanan yang demikratis.

3. Sentralisasi kekuasaan ke desentralisasi kewenangan. Kekuasaan tidak lagi terpusat di satu tangan melainkan dibagi kebeberapa pusat kekuasaan secar seimbang.

4. Sistem pemerintahan yang jelas batas dan aturannya seakan-akan menjadi negara yang sudah tidak jelas lagi batasnya (boundaryless organization) akibat pengaruh dari tata aturan global. Keadaan ini membawa akibat tata aturan yang hanya menekankan tata aturan nasional saja dan kurang menguntungkan dalam percaturan global.

Fenomena ini berpengaruh terhadap dunia pendidikan sehingga desentralisasi pendidikan adalah sesuatu yang tidak bisa dihindari. Tentu saja desentralisasi pendidikan bukan berkonotasi negatif untuk mengurangi wewenang atau intervensi pejabat atau unit pusat, melainkan lebih berwawasan keunggulan.

Kebijakan umum yang ditetapkan oleh pusat sering tidak efektif karena kurang mempertimbangkan keragaman dan kekhasan daerah. Disamping itu membawa dampak ketergantungan sistem pengelolaan dan pelaksanaan pendidikan yang tidak sesuai dengan kebutuhan masyarakat setempat (lokal), menghambat kreativitas, dan menciptakan budaya menunggu petunjuk dari atas.

Dengan demikian desentralisasi bertujuan untuk memberdayakan peranan unit bawah atau masyarakat dalam menangani persoalan pendidikan di lapangan. Banyak persoalan pendidikan yang sepatutnya bisa diputuskan dan dilaksanakan oleh unit tataran di bawah atau masyarakat. Hal ini sejalan dengan apa yang terjadi di kebanyakan negara. Faktor-faktor pendukung penerapan desentralisasi secara rinci yaitu sebagai berikut:

1. Tuntunan orang tua, kelompok, masyarakat, para legislator, pebisnis, dan perhimpunan guru untuk turut serta mengontrol sekolah dan menilai kualitas pendidikan.

2. Anggapan bahwa struktur pendidikan yang terpusat tidak dapat bekerja dengan baik dalam meningkatkan partisipasi siswa bersekolah.

3. Ketidakmampuan birokrasi yang ada untuk merespon secara efektif kebutuhan sekolah setempat dan masyarakat yang beragam.

4. Penampilan kinerja sekolah dinilai tidak memenuhi tuntutan baru dari masyarakat.

5. Tumbuhnya persaingan dalam memperoleh bantuan dan pendanaan.

Desentralisasi pendidikan mencakup tiga hal, yaitu:

1. Manajemen berbasis lokal.

2. Pendelegasian wewenang.

3. Inovasi kurikulum.

Pada dasarnya MBS dilaksanakan dengan meletakkan semua urusan penyelenggaraan pendidikan di sekolah. Pengurangan administrasi pusat adalah konsekuensi dari yang pertama dengan diikuti pendelegasian wewenang dan urusan pada sekolah. Inovasi kurikulum menekankan pada pembaharuan kurikulum sebesar-besarnya untuk meningkatkan kualitas dan persamaan hak bagi semua peserta didik. Kurikulum disesuaikan dengan kebutuhan peserta didik di daerah atau sekolah.

Daerah diberi keleluasaan untuk mengembangkan silabusnya yang sesuai dengan kebutuhan peserta didik da tuntutan daerah. Pada umumnya program pendidikan yang tercermin dalam silabus sangat erat dengan program-program pembangunan daerah. Sebagai contoh, suatu daerah yang menetapkan untuk mengembangkan ekonomi daerahnya melalui bidang pertanian, implikasinya silabus IPA akan diperkaya dengan materi-materi biologi pertanian dan hal-hal lain yang berkaitan dengan pertanian. MBS yang merujuk ke sekolah, akan meningkatkan otonomi sekolah dan memberikan kesempatan kepada tenaga sekolah, orang tua, siswa, dan anggota masyarakat dalam pembuatan keputusan.

Berdasarkan hasil-hasil kajian yang dilakukan di Amerika Serikat, MBS merupakan strategi penting untuk meningkatkan kualitas pembuatan keputusan-keputusan pendidikan dalam anggaran personalia, kurikulum, dan penilaian. Studi yang dilakukan di El Savador, Meksiko, Nepal, dan Pakistan menunjukkan bahwa pemberian otonomi pada sekolah telah meningkatkan motivasi dan kehadiran guru. Akan tetapi desentralisasi pengelolaan guru tidak secara otomatis meningkatkan efisiensi operasional. Jika pengelolaan di tingkat daerah tidak memberikan dukungannya, pengelolaan semakin tidak efektif. Oleh karena itu, beberapa negara telah kembali kesistem sentralisasi dalam hal pengelolaan ketenagaan, misalnya Kolombia, Meksiko, Nigeria, dan Zimbabwe.

Misi desentralisasi pendidikan adalah meningkatkan partisipasi masyarakat dalam penyelenggaraan pendidikan, meningkatkan pendayagunaan potensi daerah, terciptanya infrastruktur kelembagaan yang menunjang terselenggaranya sistem pendidikan yang relevan dengan tuntutan jaman, antara lain terserapnya konsep globalisasi, humanisasi, dan demokrasi dalam pendidikan. Penerapan demokratisasi dilakukan dengan mengikutsertakan unsur-unsur pemerintah setempat, masyarakat, dan orang tua dalam hubungan kemitraan dan menumbuhkan dukungan positif bagi pendidikan. Kurikulum dikembangkan sesuai dengan kebutuhan lingkungan. hal ini tercermin dengan adanya kurikulum lokal. Kurikulum juga harus mengembangkan kebudayaan daerah dalam rangka mengembangkan kebudayaan nasional.

Proses belajar mengajar menekankan terjadinya proses pembelajaran yang menumbuhkan kesadaran lingkungan yaitu memanfaatkan lingkungan baik fisik maupun sosial sebagai media dan sumber belajar, mencerdaskan kehidupan bangsa, dan alat pemersatu bangsa.

C. Konsep Dasar MBS

MBS pada hakikatnya adalah penyerasian sumber daya yang dilakukan secara mandiri oleh sekolah dengan melibatkan semua kelompok kepentingan (stakeholder) yang terkait dengan sekolah secara langsung dalam proses pengambilan keputusan untuk memenuhi kebutuhan peningkatan mutu sekolah atau untuk mencapai tujuan pendidikan nasional.

D. Karakteristik MBS

Pada dasarnya kepemimpinan transformasional mempunyai tiga komponen yang harus dimilikinya, yaitu:

1. Memiliki kharisma yang di dalamnya termuat perasaan cinta antara KS dan staf secara timbal balik sehingga memberikan rasa aman, percaya diri, dan saling percaya dalam bekerja.

2. Memiliki kepekaan individual yang memberikan perhatian setiap staf berdasarkan minat dan kemampuan staf untuk pengembangan profesionalnya.

3. Memiliki kemampuan dalam memberikan simulasi intelektual terhadap staf. KS mampu mempengaruhi staf untuk berpikir dan mengembangkan atau mencari berbagai alternatif baru.

Dengan demikian MBS yang akan dikembangkan merupakan bentuk alternatif sekolah dalam program desentralisasi bidang pendidikan, yang ditandai dengan adanya otonomi luas di tingkat sekolah, partisipasi masyarakat yang tinggi tapi masih dalam kerangka kebijakan pendidikan nasional. Sekolah yang menerapkan prinsip-prinsip MBS adalah sekolah yang harus lebih bertanggung jawab (high responsibility), kreatif dalam bertindak dan mempunyai wewenang lebih (more authority), serta dapat dituntut pertanggung jawabannya oleh yang berkepentingan. Harapannya, dengan menerapkan manajemen pola MBS, sekolah lebih berdaya dalam beberapa hal berikut:

1. Menyadari kekuatan, kelemahan, peluang, dan ancaman bagi sekolah tersebut.

2. Mengetahui sumber daya yang dimiliki dan “input” pendidikan yang akan dikembangkan.

3. Mengoptimalkan sumber daya yang tersedia untuk kemajuan lembaganya.

4. Bertanggung jawab terhadap orang tua, masyarakat, lembaga terkait, dan pemerintah dalam penyelenggaraan sekolah.

5. Persaingan sehat dengan sekolah lain dalam usaha-usaha kreatif-inovatif untuk meningkatkan layanan dan mutu pendidikan.

Adapun ciri-ciri MBS antara lain:

1. Adanya upaya meningkatkan peran serta komite sekolah, masyarakat, dunia usaha dan industri untuk mendukung kinerja sekolah.

2. Program sekolah disusun dan dilaksanakan dengan mengutamakan kepentingan proses belajar mengajar (kurikulum), bukan kepentingan administratif saja.

3. Menerapkan prinsip efektifitas dan efisiensi dalam penggunaan sumber daya sekolah (anggaran, personil, dan fasilitas).

4. Mempu mengambil keputusan yang sesuai dengan kebutuhan, kemampuan, dan kondisi lingkungan sekolah walau berbeda dari pola umum atau kebiasaan.

5. Menjamin terpeliharanya sekolah yang bertanggung jawab kepada masyarakat.

6. Meningkatkan profesionalisme personil sekolah.

7. Meningkatkan kemandirian sekolah di segala bidang.

8. Adanya keterlibatan semua unsur terkait dalam perencanaan program sekolah.

9. Adanya keterbukaan dalam pengelolaan anggaran pendidikan sekolah.

Daftar Pustaka

Donoseputro, M (1997) “Pelaksanaan Otonomi Daerah Dalam Upaya Pencapaian Tujuan Pendidikan: Mencerdaskan Kehidupan Bangsa dan Alat Pemersatu Bangsa”, Suara Guru 4: 3-6

Duho, Ibtisam Abu. 2002. School Based Management. Jakarta: Logos Wacana Ilmu

Gaynor, Cathy. 1998. “Decentralization of Education: Teacher Management” Washington, DC: World Bank, dalam Nuril Huda “Desentralisasi Pendidikan: Pelaksanaan dan Permasalahannya”, Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan No. 017, Tahun ke-5, Juni 1999

Miftah Thoha, “Desentralisasi Pendidikan”, Jurnal Pendidikan dan Kebudayaan No. 017, Tahun ke-5, Juni 1999

Manajemen Tata Laksana Sekolah

Oleh : Edi Nawawi

Manajemen tata laksana sekolah adalah salah satu jenis atau bagian dari manajemen pendidikan. Manajemen tata laksana atau sering disebut sebagai manajemen tata usaha ini mempunyai peran penting dalam membantu operasional sekolah.

A. Pengertian

Tata laksana atau sering disebut dengan istilah administrasi tata usaha yaitu segenap proses kegiatan pengelolaan surat-menyurat yang dimulai dari menghimpun (menerima), mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan semua bahan keterangan yang diperlukan oleh organisasi.

Tata usaha terdiri dari 2 kata yaitu “Tata” dan “Usaha” yang masing-masing mempunyai pengertian sebagai berikut. Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati. Usaha adalah suatu usaha dengan mengerahkan tenaga dan pikiran untuk mencapai suatu maksud. Jadi berdasarkan arti kata, tata usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.[1]

Menurut William leffingwe dan Edwim Robinson yang telah diterjemahkan oleh The Liang Gie, bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan-keterangan yang diperlukan dalam setiap usaha kerja.[2]

Menurut The Liang Gie pekerjaan tata usaha meliputi beberapa rangkaian aktifitas yaitu:

1. Menghimpun, yaitu kegiatan mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan di mana-mana sehingga siap dipergunakan bila diperlukan.

2. Mencatat, yaitu meliputi kegiatan membubuhkan dengan berbagai alat tulis menulis mengenai keterangan-keterangan yang diperlukan sehingga terwujudlah tulisan-tulisan yang dapat dibaca, dikirim, atau disimpan.

3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan dengan maksud menyajikan dalam bentuk yang lebih berguna atau lebih jelas untuk dipakai.

4. Menggandakan, yaitu kegiatan memperbanyak dengan berbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.

5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari pihak pertama ke pihak yang lain.

6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat tertentu yang aman.[3]

Sub bagian tata laksana mempunyai tugas melakukan penyiapan bahan perumusan rencana strategis dan rencana kerja lembaga, penyusunan prosedur dan metode kerja, pemantauan tindak lanjut hasil pemeriksaan aparat pengawasan dan pelaporan akuntabilitas lembaga, serta penetapan surat keterangan mengikuti pendidikan dan pelatihan.[4]

B. Jenis-jenis Kegiatan dalam Urusan Ketatausahaan

Pekerjaan ketatausahaan tidak hanya bertugas sebagai administrasi saja, tetapi juga pegawai edukatif. Bagian ketatausahaan sekolah dimaksudkan untuk mempermudah proses penyelenggaraan di sekolah. Secara terperinci kegiatan yang dibantu kemudahannya adalah:

1. Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen kurikulum

Dalam hal ini tata usaha membantu dalam hal pengerjaan penulisan ke papan tulis atau papan agenda yang sebelumnya disusun oleh bagian manajemen kurikulum.

2. Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen siswa, antara lain:

a. Mendaftar calon siswa.

b. Mengisi buku induk.

c. Mengurus dan mengatur warkat-warkat jika ada pemindahan siswa.

d. Mengisi daftar presensi sampai menghitung prosentasenya.

e. Mengatur ruang kelas.

f. Membuat laporan dan statistik mengenai keadaan siswa.

3. Kegiatan tata usaha yang menyangkut manajemen personil, antara lain:

a. Melaksanakan pengetikan dan pengaturan warkat untuk pengangkatan sebagai pegawai negeri serta mengatur permintaan tanda tangan dari kepala sekolah dan mengirimnya.

b. Menyiapkan, menyimpan, dan mengisi kartu pegawai.

c. Menyiapkan blangko-blangko pegawai.

d. Mengerjakan tugas-tugas lain, baik bersifat rutin maupun insidental.

4. Kegiatan mengenai penataan inventaris sekolah

a. Mencatat masuknya barang-barang dan mengklasifikasikannya.

b. Mencatat keluarnya barang-barang.

5. Kegiatan mengenai surat-menyurat

Kegiatan yang dikerjakan dalam penataan surat-menyurat dipisahkan menjadi pengurusan surat-menyurat masuk, pengurusan penyimpanan surat, dan pengurusan surat-surat keluar.

6. Kegiatan yang menyangkut penataan keuangan

7. Kegiatan yang menunjang manajemen sarana

Bantuan tata usaha dalam hal sarana yaitu mengenai perencanaan pengadaan yang dimulai dari mendaftar alat/sarana, menyeleksi, dan mendaftar kebutuhan. Bahkan kadang juga bertugas dalam penataan sekolah.

C. Surat dan Kepengurusannya

Beberapa jenis surat yang sering beredar yaitu surat dinas, memo, surat pengantar, surat edaran, surat undangan, surat keputusan, instruksi, surat tugas, dan surat pengumuman.

Proses penanganan surat menurut LAN RI melalui tahapan- tahapan sebagai berikut:

a. Penyortiran surat, berdasarkan surat penting, dinas pemerintahan, dinas perusahaan, dan dinas perorangan.

b. Pembukaan sampul dan pengeluaran surat dari dalam sampul.

c. Meneliti surat.

d. Pembacaan surat dan pemberian kartu disposisi.

e. Penyampaian surat.

f. Pencatatan surat.

g. Penyimpanan surat, baik arsip aktif maupun non aktif.[5]

D. Ketatausahaan yang lain

Disamping ketatausahaan yang menyangkut pekerjaan administrasi dan surat-menyurat, ketatausahaan lain yang diperlukan sekolah antara lain:

1. Daftar Hadir Pegawai

Merupakan alat untuk mengetahui kerajinan atau kedisiplinan pegawai, baik edukatif maupun administratif.

2. Buku Piket

Buku piket ini diisi oleh guru piket yang bertujuan untuk mencatat kejadian-kejadian yang muncul tiap hari sehingga dapat diketahui oleh semua guru yang berada di sekolah tersebut, termasuk kepala sekolah.

3. Buku Notulen Rapat Sekolah

Rapat sekolah merupakan momentum penting yang tidak dapat diabaikan. Hal-hal yang diberikan dalam rapat serta keputusannya harus dituliskan dalam bentuk notulen rapat.

Ditulis kembali oleh:

Ahmad Ridlowi, S.Pd.I

[1] www.pendidikannetwork.com. Artikel, Rusman Hakim

[2] Suharsimi Arikunto dan Lia Yuliana, Manajemen Pendidikan (Yogyakarta: Aditya Media, 2008) hal. 341

[3] Ibid, hal. 342

[4] B. Suryosubroto, Tatalaksana Kurikulum ( ... :Rineka Cipta, 2005) hal. ...

[5] Hartati Sukirman, dkk. Administrasi dan Supervisi Pendidikan (Yogyakarta: UNY, ...) hal. 34

Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Oleh : Tri M.

A. Pengertian Sarana dan Prasarana Pendidikan

Sarana pendidikan adalah peralatan dan perlengkapan yang secara langsung dipergunakan untuk menunjang proses pendidikan, khususnya proses belajar mengajar. Misanya: gedung, ruang kelas, meja, kursi, serta alat-alat dan media pembelajaran. Adapun yang dimaksud prasarana pendidikan adalah fasilitas yang secara tidak langsung menunjang jalannya proses pendidikan atau pengajaran. Misalnya: halaman, kebun, taman, jalan, dan sebagainya.[1]

Sementara itu, definisi manajemen sarana dan prasarana pendidikan adalah proses kerjasama pendayagunaan semua sarana dan prasarana pendidikan secara efektif dan efisien. Definisi ini menunjukkan bahwa sarana dan prasarana yang ada di sekolah perlu didayagunakan dan dikelola untuk kepentingan proses pembelajaran di sekolah.

B. Tujuan Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Tujuan pengelolaan sarana dan prasarana sekolah adalah untuk memberikan layanan secara profesional berkaitan dengan sarana dan prasarana pendidikan agar proses pembelajaran bisa berlangsung secara efektif dan efisien.

Manajemen sarana dan prasarana yang baik diharapkan dapat menciptakan sekolah yang bersih, rapi, indah, dan kondusif, sehingga menciptakan suasana yang menyenangkan baik bagi guru maupun siswa. Selain itu juga diharapkan tersedianya fasilitas belajar yang memadai secara kuantitatif, kualitatif, dan relevan dengan kebutuhan, serta dapat dimanfaatkan secara optimal untuk kepentingan proses pendidikan dan pengajaran.

C. Prinsip-prinsip Manajemen Sarana dan Prasarana Pendidikan

Dalam mengelola sarana dan prasarana sekolah, terdapat sejumlah prinsip yang perlu diperhatikan agar tujuan bisa tercapai dengan maksimal. Prinsip-prinsip tersebut adalah:

1. Prinsip pencapaian tujuan, yaitu sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus dalam kondisi siap pakai apabila akan didayagunakan oleh personel sekolah dalam rangka pencapaian tujuan proses pembelajaran di sekolah.

2. Prinsip efisiensi, yaitu pengadaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus dilakukan melalui perencanaan yang seksama, sehingga dapat diadakan sarana dan prasarana pendidikan yang baik dengan harga terjangkau. Demikian juga dalam pemakaiannya harus hati-hati untuk mengurangi pemborosan.

3. Prinsip administratif, yaitu manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus selalu memperhatikan undang-undang, peraturan, instruksi, dan petunjuk teknis yang diberlakukan oleh pihak yang berwenang.

4. Prinsip kejelasan tanggung jawab, yaitu manajemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus didelegasikan kepada personel sekolah yang mampu bertanggung jawab. Apabila melibatkan banyak personel sekolah dalam manajemennya, maka perlu adanya deskripsi tugas dan tanggung jawab yang jelas untuk setiap personel sekolah.

5. Prinsip kekohesifan, yaitu bahwa manejemen sarana dan prasarana pendidikan di sekolah harus direalisasikan dalam bentuk proses kerja sekolah yang kompak.

D. Proses Manajemen Sarana dan Sarana Pendidikan

Proses Manajemen Sarana dan Sarana Pendidikan berkaitan erat dengan:

1. Perencanaan

Perencanaan harus dilakukan dengan cermat, teliti, dan diawali dengan analisis jenis kebutuhan yang berkaitan dengan program di sekolah. Berikut analisisnya:

a. Menampung semua usulan pengadaan perlengkapan sekolah yang diajukan oleh setiap unit kerja dan menginventarisasi kekurangan perlengkapan sekolah.

b. Menyusun rencana kebutuhan perlengkapan sekolah untuk periode tertentu.

c. Memadukan rencana kebutuhan yang telah disusun dengan perlengkapan yang tersedia sebelumnya.

d. Memadukan rencana kebutuhan dengan dana atau anggaran sekolah yang tersedia.

e. Memadukan rencana kebutuhan perlengkapan yang urgen dengan dana atau anggaran yang tersedia dengan seleksi skala prioritas.

f. Penetapan rencana pengadaan akhir.

2. Pengadaan

Sistem pengadaan sarana dan prasarana sekolah dapat dilakukan dengan berbagai cara, antara lain adalah:

a. Dropping dari pemerintah. Bantuan ini sifatnya terbatas sehingga pengelola sarana dan prasarana pendidikan di sekolah tetap harus mengusahakan dengan cara lain.

b. Membeli, baik secara langsung maupun melalui pemesanan terlebih dahulu.

c. Meminta sumbangan dari wali murid atau mengajukan proposal bantuan pengadaan sarana dan prasarana sekolah ke lembaga-lembaga sosial yang tidak mengikat.

d. Pengadaan perlengkapan sekolah dengan cara menyewa atau meminjam ke tempat lain.

e. Pengadaan perlengkapan sekolah dengan cara tukar-menukar barang yang dimiliki dengan barang lain yang dibutuhkan sekolah.

3. Inventarisasi

Inventarisasi dapat diartikan sebagai pencatatan dan penyusunan barang-barang milik negara secara sistematis, tertib, dan teratur berdasarkan ketentuan-ketentuan atau pedoman-pedoman yang berlaku. Kegiatan inventarisasi di sekolah meliputi:

a. Pencatatan sarana dan prasarana sekolah di buku penerimaan barang, buku inventaris, atau buku (kartu) stok barang.

b. Pembuatan kode khusus untuk perlengkapan yang tergolong barang inventaris.

c. Semua perlengkapan pendidikan di sekolah yang tergolong barang inventaris harus dilaporkan.

4. Pengawasan dan pemeliharaan

Pengawasan merupakan salah satu fungsi manajemen yang harus dilaksanakan oleh pimpinan organisasi. Berkaitan dengan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah, perlu adanya kontrol, baik dalam pemeliharaan atau pemberdayaan. Pengawasan terhadap sarana dan prasarana pendidikan di sekolah merupakan usaha yang ditempuh oleh pimpinan dalam membantu personel sekolah untuk menjaga atau memelihara, dan memanfaatkan sarana prasarana sekolah sebaik mungkin demi keberhasilan proses pembelajaran di sekolah.

Dalam pemeliharaan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah jika ditinjau dari sifat maupun waktunya terdapat beberapa macam, yaitu:

a. Ditinjau dari sifatnya yaitu pemeliharaan yang bersifat pengecekan, pencegahan, perbaikan ringan dan perbaikan berat.

b. Ditinjau dari waktu pemeliharaannya yaitu pemeliharaan sehari-hari, dan pemeliharaan berkala seperti pengecatan dinding, pemeriksaan bangku, genteng, dan perabotan lainnya.

5. Penghapusan

Penghapusan sarana dan prasarana pendidikan di sekolah adalah kegiatan meniadakan barang-barang milik lembaga (bisa juga milik negara) dari daftar inventaris dengan cara berdasarkan perundang-undangan yang berlaku. Sebagai salah satu aktivitas dalam manajemen sarana dan prasarana pendidikan, penghapusan bertujuan untuk:

a. Mencegah dan membatasi kerugian yang lebih besar sebagai akibat pengeluaran dana untuk perbaikan perlengkapan yang rusak.

b. Mencegah terjadinya pemborosan biaya pengamanan yang tidak berguna lagi.

c. Membebaskan lembaga dari tanggung jawab pemeliharaan dan pengamanan.

d. Meringankan beban inventaris.

Barang-barang yang memenuhi syarat untuk dihapus adalah:

a. Barang-barang dalam keadaan rusak berat sehingga tidak dapat dimanfaatkan lagi.

b. Barang-barang yang tidak sesuai dengan kebutuhan.

c. Barang-barang kuno yang penggunaannya sudah tidak efisien lagi.

d. Barang-barang yang terkena larangan.

e. Barang-barang yang mengalami penyusutan di luar kekuasaan pengurus barang.

f. Barang-barang yang pemeliharaannya tidak seimbang dengan kegunaannya.

g. Barang-barang yang berlebihan dan tidak digunakan lagi.

h. Barang-barang yang dicuri.

i. Barang-barang yang diselewengkan.

j. Barang-barang yang terbakar dan musnah akibat bencana alam.

Daftar Pustaka

Fatah, Nanang, Landasan Manajemen Pendidikan. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2003

Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah. Bandung: Remaja Rosdakarya. 2007

Nata, Abudin, Manajemen Pendidikan. Jakarta: Prenada Media. 2003

Sulistyorini, Manajemen Pendidikan Islam. Surabaya: Elkaf. 2006

[1] Mulyasa, Manajemen Berbasis Sekolah (Jakarta: Remaja Rosdakarya, 2007) hal. 49

Laman